電車・バスなどの公共交通機関の遅延のために会社に遅刻する場合のメールの書き方と注意点について解説する。
始業時刻に間に合わないこと想定されている場合は、職場へ迅速に連絡することが求められる。
電話が好ましいのは確かだが、電車内等ではマナー的にNG。代わりにメールで送るのが好ましい手段になるが、その書き方とその後の行動にはいくつかの注意点がある。
目次
メールの例文
公共交通機関の遅延のために会社に遅れるときのメールの例文は以下。
件名：電車遅延のため遅れます／（自分の名前）
○○さん
おはようございます。（自分の名前）です。
現在、出勤途中なのですが、
□□線が人身事故のため完全に運転見合わせの状況となっております。
このため、出社が遅れます。
大変申し訳ございません。
本来であれば電話での報告が好ましいところですが、
只今電車内（又はバス内）にいるため通話ができる状態ではなく、
本メールにて報告させていただきます。
降車しましたら、改めてお電話致します。
ご迷惑おかけ致しますが、よろしくお願い致します。
（自分の名前）
上記の文章をテンプレートとして考えてよい。
どんな職種や会社であっても、上記の内容がビジネスマナーとしてふさわしい。
主な注意点
メールでの連絡にはいくつかの諸注意点がある。
いずれも社会人としては守らないと不利益を被る可能性がある内容。
職場にてできるだけ人間関係を維持させるためには絶対に欠かせない内容の1つがメールの書き方と言える。
基本は電話、メールは例外
まず、メールで遅刻の連絡を行うのが電話が困難な場合のみと考えてよい。
職場から事前にメールで連絡するように指示されている場合は、例外的に電話が不都合と捉えてメールで送ることが必要。
しかし、特に何も言われていない場合は電話（LINE通話でも可）で直接口頭で事情を申し上げることが社会人としてのマナーに当たる。
メールに絶対に記載しなければならない内容
メールにて電車・バスの遅延や運転見合わせ等の輸送障害のために遅刻する故の連絡を行う場合、絶対に記載しなければならない内容が以下の6つ。
- 輸送障害が出ている路線名
- 輸送障害の発生内容
- 自分の今現在の所在場所
- なぜメールなのか（電車内で電話ができる状況下でないから等）
- 運転再開見込み時間と出社時間の予想上の目安
- 「申し訳ございません」又は「ご不便おかけします」などの言葉
電話と同じく、どの路線がどんな理由で遅延または運転見合わせになっているのかを伝えることが求められる。
なるべく具体的に事情を説明しなければならない。
問題となっている路線名
まずは、どこの路線で運転見合わせや大規模な遅延が起こっているのか、具体的な路線名を答える必要がある。
単に「電車が遅れています」だけでは。どこの電車なのか気になってしまう。
信ぴょう性もこの場合だと下がってしまうため、固有名詞で具体的な対象を言うことが大切。
輸送障害の発生内容
具体的にどんな要因で電車・バスが時刻表通りに運転できていないのか、という点を伝えることも重要。
自然災害、天候不順、人身事故、鉄道設備の故障など様々な要因があるが、具体的にどれなのかを知らせなければならない。
具体的な発生原因を言うことで、職場の人達も大まかな知識から大体どれくらいの遅れになるのか見通しが立てられる。
自分の今現在の所在場所
自分が今現在いる場所を言うことも大切。
今いる場所は、交通機関が運転再開した場合に、そこから職場までどれくらいの時間がかかるのかを間接的ながら相手に伝えられる効果がある。
なぜメールなのか
「なぜ電話ではなく、メールで報告したのか？」という理由を記載しておくのがよい。
最も主要な理由は電車内・バス内で通話できる環境にいないためという点。
遠回しな表現をすると、「本来であれば電話での報告が好ましいところですが、只今電車内（又はバス内）にいるため通話ができる状態ではなく」という形になる。
運転再開見込み時間と出社時間の予想上の目安
運転再開の見込みについても、可能な限りメールで記載しなければならない。
「運転再開の見込みは経っておりません」とアナウンスされている場合は、この通りに正直に答える一方、○○時頃と案内されていたら、その時刻と会社に到着する時刻の目安を上司などに報告するべき。
これにより、大体いつ頃に出社できるのか、職場の人達が把握しやすくなる。
「申し訳ございません」又は「ご不便おかけします」などの言葉
公共交通機関の遅延は完全に鉄道事業者側の都合によるもの。
病欠や寝坊などとは違って、自己都合のものでは決してない。
その一方で、1人の社員が突然出社できない状況下で職場での業務に何かしらの影響が出てしまうのも確か。
ここで相手を不快にさせないためにも、メール上で「申し訳ございませんが…」や「ご不便おかけしますが…」といったかしこまった表現を入れるのがマナーとなる。