出張で指定席の利用は原則OKが多数だが、注意点もある

指定席

仕事の出張にて新幹線や在来線特急の「指定席」を利用することが認められている職場が多数派。普通車に該当する車両のため、平社員でも基本的に問題ない。

自由席のみに限定されている職場もあるが、全体的にはそう多くはない。このような会社では就業規則または内規で別途定められている。

しかし、指定席OKの会社でも条件によっては自由席の利用が好ましいことがある。


指定席と自由席の使い分け

新幹線や在来線特急において、指定席を利用することが好ましいまたは利用するべき場合とは、以下のような条件を満たす場合。

指定席を利用してOKな場合
条件 具体的な例
片道100~150kmを超える 長距離で自由席の利用が一般的ではない場合
会社から指定席を使うことを指示されている 上司が指定席を使ってもよいと明確に言われた場合
会社から切符を直接渡された場合(回数券含む)
そもそも自由席がない列車 新幹線:はやぶさ、かがやき、こまち
特急:ひたち、あずさ等

片道の距離が長かったり、会社から指定席の利用を明確に認められている場合、あるいは「全車指定席」列車でそもそも自由席がない場合に、指定席を利用して交通費の経費申請をしても問題ない。

指定席とはいえ、あくまでも座席の種類は「普通車」。飛行機で言うエコノミークラスに該当。

偉い人しか利用が認められていない「グリーン車」(つまりファーストクラス)とは扱いがまったく別物。

>>出張でのグリーン車利用のOK/NG、それぞれの対象者とは?

片道100~150kmを超える

指定席特急券

そもそも新幹線や在来線特急において着席保障がある「指定席」を使用するのは長距離移動の場合が主流。

自由席特急券と比較して割高な分、元々特急料金が安い近距離移動では割高感が大きくなる指定席は利用しない人が多数。

これは個人旅行だけでなく、仕事での出張でも同じ。

指定席を利用しても悪いイメージが付かないのは、片道100~150kmを超える区間を乗車する場合。

満席で座れない可能性がある自由席では、長距離移動だと座れなかった場合の身体への負担が大きくなるため、これを配慮する職場が多い。

参照:<路線別>新幹線の自由席の混雑状況の調査結果

会社から指定席を使うことを指示されている

以下の場合は会社から指定席を利用するとうに指示されているものとみなせる。

  • 上司、同僚が出張で指定席を利用するのが通例
  • 会社から指定席特急券(回数券含む)を受け取っている
  • 上司や総務・経理担当者から指定席の利用の許可を受けている

このような場合であれば、距離に関係なく新幹線や在来線特急にて指定席を利用して問題ない。

わざわざ自由席を選択する必要はない。

そもそも自由席がない列車

全車指定席

新幹線や在来線特急では一部列車にてそもそも自由席が存在しない「全車指定席」という列車が存在する。

主な全車指定席列車は以下が例。

  • 東北新幹線-はやぶさ号
  • 秋田新幹線-こまち号
  • 北陸新幹線-かがやき号
  • JR中央本線-特急あずさ号、かいじ号
  • JR常磐線-特急ひたち号、ときわ号

全車指定席列車では、乗車区間の距離が100km未満であっても自由席という選択肢がないため指定席を使うしかない。

そうでなければ、在来線普通列車での移動しかできなくなってしまう。

また、私鉄の特急列車も自由席という制度がない。この場合もまた出張で指定席を利用するのが一般的。

自由席が好ましい場合

逆に以下の場合は自由席が好ましい。

自由席を利用するのが好ましい場合
条件 具体的な例
片道100km未満 近距離利用のため自由席の利用が一般的
会社で自由席しか認められていない 上司に自由席を使用するよう言われた場合
会社から自由席特急券の切符を直接渡された場合(回数券含む)
就業規則、その他内規で定められている場合
普通車全席自由席 新幹線:朝夕のこだま号、たにがわ号、なすの号の一部

最も多いケースが、2番目の「自由席しか認められていない」場合。

指定席の利用を認めている職場が多いが、自由席限定という会社も一定数は存在する。

それ以外でも距離や列車によっては自由席の選択が好ましい事例もあり、以下にて詳しく解説。

片道100km未満

新幹線の近距離利用

新幹線や在来線特急において近距離移動の場合は自由席が主流。

短い時間の乗車で割高な指定席特急券の料金を経費申請するのはややイメージが悪い。

このことで「何を考えているんだ!」𠮟責される事例もある。

トラブル防止のためには、自由席を選択するのが好ましい。

参考資料:【運賃表】新幹線の距離別の特急料金

自由席の利用を指示されている

以下の場合は会社から指定席を利用するとうに指示されているものとみなせる。

  • 上司に自由席を利用するよう言われている
  • 会社から自由席特急券(回数券含む)を受け取っている
  • 就業規則、その他内規で自由席の利用を定められている場合

このような場合であれば、距離に関係なく新幹線や在来線特急にて自由席を利用しなければならない。

指定席を利用しても自由席特急券との差額分が自腹になることが想定される。

参考:【列車別】新幹線の自由席と指定席の料金の差額の一覧

普通車全席自由席

一部の新幹線では普通車がすべて自由席になる「普通車全席自由席」の列車がある。

具体的には以下が対象。

  • 東海道新幹線-こだま号
  • 東北新幹線-なすの号
  • 上越新幹線-たにがわ号、とき号

参考:新幹線の「全車自由席」とは!? 対象列車とその条件

普通車自由席以外だとグリーン車しかない。グリーン車の利用は基本的に偉い人のみのケースがほとんど。

普段の出張では指定席の場合でも、このような全席が自由席の新幹線では自由席を選択するのが基本。

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